Prozessaufnahme · Datenzuordnung · Pilot
Bevor Daten fließen, muss klar sein, wer sie verantwortet.
Die Personalabteilung pflegt den Beschäftigteneintrag, die Instandhaltung die Maschine und der Arbeitsschutz den jeweiligen Vorgang. Gemeinsam betrachten wir, welche Informationen gebraucht werden und welches System sie führt. Formulare, Aufgaben und Freigabeschritte werden dabei ebenso berücksichtigt wie mögliche Schnittstellen.
Den tatsächlichen Ablauf aufnehmen
Zeigen Sie an einem Beispiel, wo Informationen entstehen, wer sie prüft und wohin sie anschließend gelangen. Daraus lassen sich Felder, Zuständigkeiten und Übergaben ableiten. Für jede Verbindung werden Quellsystem, Version, Zugriffsmöglichkeit und benötigter Datenumfang geprüft. Eine verfügbare technische Schnittstelle allein beschreibt noch keinen vollständigen betrieblichen Prozess.
Beispiel: Standortwechsel einer beschäftigten Person
Ein Personalverwaltungssystem führt den Wechsel in einen anderen Bereich. Vor einer Anbindung wird festgelegt, welcher Schlüssel die Person zuordnet, welche Felder übertragen werden und wie sich der Wechsel auf den Standortbezug auswirkt. Beispielhafte Änderungen, doppelte Datensätze und fehlende Angaben werden geprüft. Fachbereich und IT beurteilen gemeinsam, ob der Zielzustand stimmt.
Klein beginnen und Fehlerfälle einplanen
Wählen Sie für den Pilot einen Vorgang und wenige Datenfelder. Nutzen Sie zunächst Beispieldaten ohne Personenbezug. Prüfen Sie neue Einträge, Aktualisierungen, unvollständige Angaben und Wiederholungen. Legen Sie fest, wer Übertragungsfehler bearbeitet, wie eine Korrektur erfolgt und unter welchen Bedingungen der Umfang erweitert werden kann.
Gibt es fertige Anbindungen für jedes ERP-System?
Nein. Ob eine Verbindung möglich ist und zusätzliche Entwicklung benötigt, wird anhand Ihres Produkts, seiner Version und der verfügbaren Schnittstellen geklärt. Technische Berechtigungen, Drittanbieterbedingungen, laufender Betrieb und Abnahmekriterien gehören in den vereinbarten Leistungsumfang. Teilen Sie bei der ersten Anfrage keine Kennwörter oder Zugangsschlüssel.